¿Cómo hacer que una celda de Excel cambie de color automáticamente?

¿Quieres saber cómo hacer que una celda de Excel cambie de color automáticamente? Hay varias maneras de hacerlo, así que te recomendamos seguir leyendo para que sepas cuáles son tus opciones y qué opción te conviene más.

Administrar reglas para cambiar el color de celdas de Excel automáticamente

Las reglas son la clave para el cambio automático de colores en Excel. Pero dentro de todo lo que proporcionan las reglas, hay diversos sistemas. El primero del que te hablamos es comenzando desde el menú “Administrar reglas”.

1. Para empezar, elige la regla o selecciona varias reglas, y entra en “Inicio”. Busca la opción “Estilos” y luego, desde allí, selecciona “Formato condicional”.
2. Lo siguiente que tienes que hacer es buscar la opción “Administrar reglas”, la cual se encuentra específicamente en la última posición del listado (justo debajo de “Borrar reglas”).

3. Lo que verás, a continuación, será el menú “Administrador de reglas de formato condicionales”. En esta pantalla tienes que pulsar en “Nueva regla”, tras lo cual se abrirá otra pantalla de opciones.

4. Aquí debes elegir “Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan”, la cual está situada en segunda posición de la lista. Eso te llevará al menú de edición donde personalizar la regla.

Tienes tres elementos que puedes personalizar. El primero de ellos es el que permite establecer el campo que le darás a valor de celda. En la segunda opción indicas la variable sobre la cual se sustenta la regla. Tienes varias formas con las que hacerlo:

• Entre
• No está entre
• Igual a
• No igual a
• Mayor que
• Menor que
• Mayor o igual que
• Menor o igual que

Selecciona la variable que encaje mejor en lo que estás pensando. Por último, en la tercera opción tienes que marcar el valor que evaluará Excel. Introduce la cifra que creas más conveniente y sigue avanzando.

5. Ahora, pulsa en “Formato de celdas” para hacer la personalización en cuanto a color. Entra en la segunda pestaña, la que está marcada como “Fuente”. Aquí puedes variar la tipografía, el estilo y el tamaño, pero lo que más nos importa en este caso es el color. Despliega el menú “Color” para seleccionar el color que quieras seleccionar.

6. Luego pulsa en “Aceptar”. Al hacerlo, verás una pequeña caja de texto en la que se previsualiza cómo quedará el texto que encaje con la regla en cuestión. Así podrás ver el color con el que aparecerá.

7. Haz clic en «Aceptar» y tendrás la posibilidad de realizar la administración de distintas opciones, así como editar parámetros, añadir más reglas o eliminarlas.

En cualquier caso, si te está costando seguir este tutorial puedes verlo en mas detalle con alguno de nuestros mejores cursos de Excel que aquí te proponemos.

Con eso habremos terminado. Al volver a la hoja de Excel, será posible ver si alguna de las cifras indicadas, la que encaje con la condición, ha cambiado de color.

¿Cómo añadir más reglas a esta configuración de colores automáticos?

Este es el paso siguiente y, aunque es posible que no necesites recurrir a él, también existen muchas posibilidades de que se convierta en un recurso habitual en tu día a día usando Excel.

1. Para añadir más reglas, entra en Inicio y selecciona “Estilos”. Desde allí tienes que pasar al menú “Formato condicional” y, una vez dentro, entrar en “Administrar reglas”.

2. Esto te habrá devuelto al último menú en el que estuviste en la parte inicial del tutorial. Por lo tanto, ahora selecciona “Nueva regla”.

3. Y elige la segunda opción para indicar que esta regla solo se aplicará a aquellas celdas que contengan lo indicado. Marca que, por ejemplo, la regla se aplicará a las celdas que tengan un rango de valor determinado entre dos cifras.

4. Como en el paso anterior, verás la previsualización. Luego solo tienes que dar a “Aceptar” y la nueva regla se habrá añadido a la lista con el color que hayas seleccionado. Así ya tendrás tu hoja de Excel dotada de más colores según tus necesidades.

Cambiar el valor de las celdas de Excel en base a su valor

Esta es otra manera de cambiar el valor de las celdas dentro de Excel.

1. Comienza entrando, como de costumbre, en Inicio. Ahora pulsa en “Estilos” y accede a “Formato condicional”.
2. Ya conocerás este menú, ya que lo hemos utilizado en el método anterior. Pero ahora, lo que tienes que hacer es pulsar en la primera opción: “Resaltar reglas de celdas”.

Eso abre un menú donde puedes elegir el tipo de condición que llevará a que se cambie el color de la celda de forma automática. Las distintas opciones disponibles son las siguientes:

• Es mayor que: el color cambiará cuando una celda tenga un valor por encima del que se haya indicado
• Es menor que: el parámetro opuesto al anterior
• Entre: el color cambia automáticamente si el valor está entre el rango introducido
• Es igual a: tiene que ser un valor exactamente idéntico
• Texto que contiene: muy eficiente en celdas con texto. Se puede introducir una palabra detonante o una secuencia que active el color
• Una fecha: el color se modificará cuando cumpla con este criterio de fecha
• Duplicar valores: muy útil para limpiar archivos, ya que solo cambiarán de color las celdas que tengan un valor que esté duplicado. También funciona en el caso de que se trate de valores únicos.

3. Lo importante en todos los casos es ser capaces de combinar varias reglas para que tu archivo de Excel pueda tener celdas de distintos colores dependiendo de la situación y el valor. Por ejemplo, esto es algo que podemos ver muy claramente con la opción “Una fecha”.

4. En este caso, podemos configurar la regla en distintos rangos para que el color se personalice de una manera u otra dependiendo de las distintas opciones a elegir que nos da el programa: ayer, hoy, mañana, en los últimos 7 días, semana pasada, esta semana, semana siguiente, mes pasado, este mes o mes siguiente.

¿Cómo cambiar el color de una celda de Extra según el valor de otra?

Vamos a explicarte un técnica digna de un curso de Excel avanzando: cómo llevar a cabo la automatización del cambio de color de las celdas teniendo como referencia el valor de otra celda.

Para que este sistema funcione, tienes que crear una regla nueva que incorpore una celda conectada al valor de otra de las celdas.

1. Si quieres hacer esta configuración, sigue el proceso natural hasta llegar a “Estilos”. Luego accede a “Formato condicional” y pulsa en Nueva regla.

2. Ahora pulsa en “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”. En la siguiente sección, donde se indica “Editar una descripción de regla”, selecciona la opción “Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera”.

Y en la fórmula podrás ver un indicativo en el cual se marcará lo siguiente: «=E3<$F$3«, donde lo que estaremos haciendo será determinar que las celdas dentro del rango que comienza con E3 tomarán de referencia lo que esté indicado en F3.