¿Qué es una transacción en SAP?

¿Estás comenzando a interesarte por SAP y necesitas saber qué es una transacción?

Las transacciones forman una parte crucial del proceso de uso de este entorno tecnológico de administración y gestión. Como te vamos a contar en esta formación de SAP para principiantes, desde el primer momento en el que comiences a trabajar en SAP, harás transacciones.

Entendiendo qué es una transacción en SAP exactamente

Las transacciones son los programas que se ocupan de la ejecución de procesos dentro del entorno empresarial de SAP. Los responsables de la gestión del entorno SAP tienen que pasar por distintos menús a la hora de ejecutar estos programas con comandos que están programados mediante el uso de la codificación ABAP, de la cual seguro que ya has oído hablar.

Explicado de una manera más sencilla, la transacción de SAP es un simple comando que tiene un objetivo concreto dentro del ecosistema de funciones y acciones del software. Al ejecutar ese comando, se realiza una acción.

Tras ello, en pantalla se puede ver la solicitud del dato maestro que se está utilizando del material original, lo que permite acabar viendo la información completa bien organizada con distintas vistas de los datos más importantes.

¿Qué tipo de transacciones hay en SAP?

Cuando hablamos de transacciones de SAP se encuentran dos tipos principales: estándares y de tipo Z.

Transacciones estándar de SAP

El primer grupo de transacciones es el que se encuentra representado por las normales. Estas se encuentran incluidas en SAP desde el momento en el que se instala el software en el sistema de la empresa. Son las más generalizadas y las que normalmente se usan primero salvo casos muy concretos.

Transacciones Z

El grupo de aquellas transacciones que se llevan a cabo a medida dependiendo de las necesidades que van apareciendo durante la gestión del programa. La existencia de estas transacciones Z es una buena demostración del gran nivel de flexibilidad que proporciona SAP para las empresas.

El desarrollo y ejecución de estas transacciones queda en manos del propio negocio, en el cual se pueden establecer necesidades para las que es imprescindible tener transacciones Z.

Con un buen equipo que se ocupe de elevar las posibilidades de SAP, habrá opción de dar forma a todas las transacciones exclusivas que resulte necesario. El nombre de transacciones “Z” lo reciben porque todos los nombres de estas transacciones comienzan con la letra Z.

Normalmente se trata de una sucesión de letras y números como ZSDS0014534. También pueden ser nombres más claros que estén relacionados con la función o el departamento, como “ZCAJADECOBROS”.

¿Cómo se puede acceder a las transacciones?

Es fácil: puedes hacerlo de dos maneras. Una de ellas es mediante los menús. Las transacciones quedan registradas, así que puedes llegar a encontrarlas fácilmente. Muévete por el menú de carpetas hasta llegar a la ruta en la que se encuentra almacenada la transacción. Así la podrás ver y consultar. La otra de las opciones es mediante el uso de código.

Para quienes ya llevan un tiempo usando SAP, esta es la forma de mayor agilidad y eficacia. Lo único que hay que hacer es dirigirte al campo de comandos y escribir el código que tengas de la transacción y del cual te hemos hablado antes. Una vez escrito, el sistema lo buscará y encontrará de forma inmediata, resultando en un sistema muy rápido y funcional.

¿Cuáles son los tipos de transacción que tiene SAP?

Se dividen dependiendo del módulo en el que se utilizan, al menos las transacciones estándares que están incluidas con el programa. Las más importantes son las siguientes:

• Transacciones MM: son las transacciones que corresponden a la gestión de materiales, a los servicios y las que se realizan con los datos maestros de servicios. También se utilizan cuando se trata de administrar el inventario de la empresa. Se dividen entre las transacciones de compras, materiales o de movimiento de mercancía.
• Transacciones SD: las que encajan con el módulo de ventas. En este grupo se incluyen las transacciones relacionadas con la facturación, datos maestros, de producto o gestión de procesos relacionados con las ventas. Algunas de las transacciones de este grupo incluyen las que te permiten crear un pedido de venta, modificar las entregas existentes o crear facturas.

¿Cómo entender mejor la diferencia entre transacción y transacción Z?

No tiene mucha dificultad. Lo que hay que entender es que todas las transacciones que se encuentran cargadas en SAP son idénticas entre sí. Eso significa que la transacción MMBE siempre hará la misma acción ya sea en una empresa o en otra independientemente de los rasgos que tenga la configuración del sistema. Así, en este caso concreto, lo que haría la transacción sería visualizar los lotes de material de un sistema.

Pero, a diferencia de esto, si la transacción que se utiliza es una Z, solo estará disponible en la instalación SAP donde se haya generado. Por ejemplo, la transacción ZMMBE sería exclusiva de la configuración SAP concreta de una empresa y, por mucho que se utilizase en otra configuración SAP, no tendría forma de usarse.

¿Qué ocurriría en el caso de que estés intentando usar una transacción que no ha sido creada para el sistema SAP en el que estás trabajando? En ese caso simplemente te encontrarías con el mensaje “transacción inexistente”.

¿Qué transacciones puedes usar en SAP?

Lo cierto es que hay decenas de transacciones, siendo muchos los cursos de SAP avanzando que dedican gran parte de su temario a profundizar en este concepto. No obstante, seguro que hay algunas que te acostumbras a utilizar de una manera más frecuente.

Es el caso de las correspondientes al módulo de ventas y distribución, entre las que se incluyen VA01 para crear un pedido de venta a cliente, VL01N para crear una entrega con una referencia de pedido o VF01, con la cual dar forma a una factura de cliente.

También son populares las del módulo de gestión de materiales. Entre ellas podemos mencionar algunas como XK03, que sirve para ver los datos de un proveedor, ME21N, para crear un pedido de compras, MB51, con la cual ver los movimientos que se hayan hecho en el material de almacén o MM06, que sirve para que marques material que va a ser eliminado.

Recuerda que hay una serie de reglas básicas para entender bien el uso de las transacciones. Por ejemplo, la primera o segunda letra del nombre de la transacción es identificativo del tipo de módulo en el que se encuentran englobadas.

Así siempre sabrás identificar las transacciones. Aquellas que comienzan con las letras “FI” son las correspondientes al módulo de finanzas, mientras que las del módulo de ventas, por ejemplo, se identifican con “V”.

Además de las letras iniciales, también importan los números. La combinación “01” es la que se utiliza en el caso de transacciones que se utilizan para crear. El “02” es utilizado para acciones de “modificar” y, para visualizar datos, lo que se usará será el “03”. Este tipo de estructura común para todas las transacciones haya a que sea más fácil usar SAP.

El árbol de transacciones en SAP

Uno de los elementos más importantes que usarás en tu día a día con SAP será el árbol de transacciones. Este se ocupa de guardar toda la relación de transacciones para que puedas consultar las dudas que tengas en cada momento. Es muy necesario, ya que no es frecuente recordar todas las transacciones por mucho que sean comunes en distintas instalaciones de SAP.

La manera de hacer consultas será, desde el menú de SAP, entrar en cada módulo específico para poder navegar entre el árbol de opciones y llegar a ver todas las transacciones. Por ejemplo, desde el módulo de materiales, lo que tendrías que hacer sería ir desplegando las opciones de categorías hasta llegar al árbol de transacciones, donde te encontrarías con las distintas operaciones disponibles.

Buscar entre las transacciones de SAP

Si no sabes navegar por el árbol de transacciones o crees que necesitas demasiado tiempo para llegar a los códigos de transacción necesarios, otro recurso es la búsqueda. Abre la ventana principal de SAP con el comando “/nn”, luego pulsa en el icono de los prismáticos, el cual se encuentra indicado en la zona superior derecha de la pantalla.

Ahora ya tienes una barra de búsqueda donde hacer una consulta sobre la transacción. Puedes optar por dos métodos. El primero es hacer la búsqueda de la descripción de la transacción, un texto generalizado para cada operación que engloba varios términos y ayuda a localizar las transacciones más rápidamente.

Eso sí, también ten en cuenta que hay transacciones que comparten términos en sus descripciones, por lo que, antes de seleccionar una, es recomendable que leas todo lo que pone. Además, hay transacciones que disponen de términos de descripción que pueden estar ligeramente en contraposición a su acción, por lo que es recomendable estar seguros antes de tomar una decisión.

El segundo de los métodos para encontrar la transacción es utilizando directamente el nombre técnico. Por ejemplo, buscar por “MB51”. Al hacerlo, podrías tener directamente la capacidad para usar la transacción de forma rápida.

Si no quieres buscar de esa manera o no te resulta cómodo, puedes optar por un segundo método. Se trata del uso de una transacción concreta que habilita el poder buscar entre transacciones. Así de útil es SAP, donde siempre tenemos un recurso que nos ayude a encontrar el siguiente. La transacción que necesitas ejecutar y que, por otro lado, siempre recomendamos recordar, es “search_sap_menu”.

En este menú lo único que tendríamos que hacer sería introducir el nombre técnico de la transacción, como es el caso de “MB51” y eso nos llevaría directamente a la misma. Así veremos la información de la transacción y también se desplegará el árbol de transacciones en el que se encuentra integrado.

¿Cuáles son las transacciones de SAP más utilizadas?

Datos estadísticos publicados por SAP han confirmado cuáles son las transacciones que más se utilizan a nivel global por parte de las empresas que trabajan con este software. Conocer estas transacciones te facilitará tu día a día, ya que sabrás cuáles son aquellas que siempre debes recordar y tener en tu cabeza. Estas son algunas de las más habituales:

• En la categoría de dato maestro, la transacción más utilizada es “MM02”, que se trata de la que se utiliza para el cambio de material. También tiene mucho uso “MM01” y “XD02”, que es la transacción utilizada para el cambio de cliente.
• Dentro del módulo de finanzas, las transacciones de mayor popularidad y uso son “AS02” para el cambio de asset, “AS01” para crear datos o “FB01”, que se usa para la cabecera de los documentos. “KO01” también es popular, puesto que se trata de la transacción que utilizamos para crear pedidos internos”.
• En el módulo de cadena de suministro destaca “VA02” para cambiar un pedido de ventas, “VA01” para crear un pedido o “ME22N” para cambiar un pedido de compras.
• Las transacciones más usadas de recursos humanos incluyen “PA30” para respetar los datos maestros del personal, “PA40” para acciones de personal y “PO13” para mantener posición.

¿Cuántas transacciones se pueden abrir al mismo tiempo en SAP?

Dependerá de tus necesidades. Pero recuerda que, dentro de SAP, tienes la posibilidad de tener activas hasta un total de seis sesiones de SAP de forma simultánea. En cada una de ellas puedes llevar a cabo las consultas o transacciones que necesites según el momento.

¿De qué manera se puede simplificar el uso de las transacciones?

Ya te hemos comentado cuáles son las más utilizadas y cómo puedes llevar a cabo el proceso de búsqueda de cualquiera que necesites. Pero hay un truco adicional que te recomendamos utilizar y que te podría ayudar mucho en el día a día de la gestión de tu empresa.

Se trata del menú de favoritos. SAP tiene este apartado de favoritos donde puedes almacenar las rutas que uses de forma más frecuente, las carpetas que suelas usar o incluso enlaces que sean de interés para tu negocio. Además, este menú de favoritos también te facilita el almacenar transacciones.

Así, lo único que tienes que hacer es crear una lista de tus transacciones más frecuentes y luego recurrir al apartado de favoritos para utilizarlas. Ahorrarás mucho trabajo y aumentarás la productividad de tu negocio.