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¿Qué es Power BI y cómo funciona?

Si te estás preguntando qué es Power BI y cómo funciona, te podemos decir que has llegado al sitio adecuado. Este software, utilizado por más de 5 millones de usuarios en todo el mundo, es uno de los recursos más presentes en todo tipo de empresas.

Aprender a usarlo y dominarlo te ayudará a potenciar tu día a día profesional y a poder realizar todo tipo de tareas que, de otra forma, serían mucho más complicadas.

¿Qué es Power BI?

Power BI es un conjunto de herramientas de análisis de datos creado por Microsoft en 2010 que se especializa en ofrecer funciones de business intelligence con visualizaciones interactivas de datos. Su gran particularidad respecto a otros programas similares radica en la sencillez de su entorno y en lo flexible que resulta para crear informes visualmente atractivos con un bajo nivel de esfuerzo.

La herramienta permite tener acceso a esos informes visuales en cualquier tipo de dispositivo y compartirlos con extrema facilidad, lo que aumenta mucho las posibilidades profesionales.

Funciona en la nube y absorbe los datos que utiliza en sus informes de distintas fuentes, como bases de datos, aplicaciones online y archivos de Excel. No obstante, su funcionamiento original está basado en el uso de Excel, lo que facilita su aprendizaje.

¿Te gustaría aumentar tus conocimientos en Power BI?

Está claro que ser autodidacta es una de las mejores cualidades que podría tener cualquier analista de datos.

Sin embargo, si quieres acelerar al máximo tu aprendizaje, te recomendamos que veas esta lista con los mejores cursos para aprender Power BI online. Los hemos seleccionado y analizado minuciosamente para ayudarte a elegir el ideal.

Hay tres componentes en los que se divide el uso de Power BI:

  • Power BI Desktop: la herramienta principal, disponible como ejecutable para ordenadores o como aplicación integrada en Microsoft Store. Sirve para crear informes, visualizar datos o transformar información con un profundo sistema de tablas y campos.
  • Power BI Mobile: la versión para dispositivos móviles, tanto iOS como Android. Mantiene un acceso constante a los archivos de Power BI en tiempo real y muestra las últimas actualizaciones. Permite visualizar los informes creados en la versión Desktop.
  • Power BI Service: el sistema SaaS que permite que todos los miembros de la organización tengan acceso constante a los informes compartidos. También da la capacidad de publicar informes.

¿Cómo funciona Power BI?

¿Cómo funciona Power BI?

El funcionamiento de Power BI se divide en tres fases de fácil explicación:

  • Se importan los datos desde una fuente externa. Puede ser una base de datos o un archivo de Excel, por ejemplo.
  • Los datos se cruzan entre varios archivos si fuera necesario y, con ellos, se llevan a cabo cálculos para presentarse de una forma visual. Hay que personalizar la representación gráfica para obtener el mejor resultado según lo que necesite la empresa o el cliente.
  • Esos gráficos se utilizan para interactuar con la información encontrada en los datos y analizarla bajo determinadas pautas y formatos de una forma simplificada.

En la práctica, el uso de Power BI significa unificar las funciones que, sin este software de Microsoft, dependen de la combinación de varias herramientas. Así, por ejemplo, sin Power BI sería necesario un CRM, un ERP y distintas tablas y archivos de Excel. Debido a ello, Power BI simplifica y potencia el rendimiento a fin de ofrecer mejores resultados y aumentar la productividad.

¿Qué fuentes de datos se pueden usar en Power BI?

¿Qué fuentes de datos se pueden usar en Power BI?

En el primer punto, te hemos indicado que hay que comenzar absorbiendo una fuente de datos. ¿Cuáles son todas las posibilidades?

  • Tablas de Excel
  • Dynamic CRM
  • Bases de datos locales o accesibles desde la nube
  • Google Analytics y Google Drive
  • Salesforce

¿Qué ventajas tiene el uso de Power BI?

¿Qué ventajas tiene el uso de Power BI?

Entender la popularidad de Power BI entre las empresas es fácil conociendo las distintas ventajas que aporta y la forma en la que dinamiza los negocios. Estos son sus principales beneficios:

  • Se pueden gestionar grandes volúmenes de datos de una forma simple. Con otras herramientas supondría la inversión de mucho más tiempo y esfuerzo. No requiere formación técnica para poder crear informes o para leerlos.
  • Los datos se representan con plantillas visuales tan intuitivas que en cinco segundos ya es posible entender la forma en la que se plantea la información.
  • Sus funciones de aprendizaje automático ayudan a detectar tendencias y llevar a cabo predicciones de valor.
  • Es posible configurar alertas por KPI y así estar actualizados de las mediciones que más interesen a cada empresa.
  • Es una plataforma que se integra totalmente con otras herramientas, como Office 365 o SharePoint.
  • Funciona en la nube, lo que significa tener disponibilidad constante a sus informes y datos actualizados en tiempo real.
  • Tiene un alto nivel de seguridad, pero permite acceso interno y externo de forma dinámica.
  • Su sencilla interfaz ayuda a reducir volúmenes de tiempo de trabajo.

¿Qué componentes forman Power BI?

¿Qué componentes forman Power BI?

Aunque originariamente los distintos componentes de Power BI funcionaban de forma independiente, en las versiones actuales Microsoft llegó a combinarlos. Así es como se puede hablar de los cinco componentes de Power BI:

  • Power Pivot: es la herramienta que se utiliza para modelar y dar forma a los datos. Permite su uso tanto si los datos son sencillos como si resultan más complejos. Gracias a Pivot establecerás las relaciones que hay entre las tablas, algo que el programa hará de forma automática y que podrás editar según tus necesidades.
  • Power Query: se ocupa de la extracción de datos de distintas fuentes, como bases de datos. También tiene capacidad para eliminarlos.
  • Power Map: aumenta el rendimiento gracias a la visualización de datos geoespaciales con 3D. Esto incluye el uso de datos como los mapas de calor o las longitudes de columnas en tres dimensiones.
  • Power View: es el sistema principal para la visualización de datos. Es una herramienta interactiva con conexión a amplias fuentes de las que extraer datos y metadatos.
  • Power Bi Q&A: un motor de lenguaje que se ocupa de gestionar las preguntas y respuestas que se puedan producir en un modelo de datos. Es una buena forma para plantear dudas relacionadas con la creación de un informe de datos conectado en nube con Power BI.

Todo ello se reúne en Power BI Desktop, la herramienta de desarrollo imprescindible para el uso de Power BI, puesto que integra las distintas herramientas y componentes del programa. Es la forma en la que crearás los informes, los modelos e informes con el uso de todas las opciones de visualización y personalización.